Så skete det endelig! Jeg har fået lov til at stå for den årlige firmatur på arbejdet, og i den forbindelse, skal jeg bruge et tilmeldingssystem for at holde styr på alle deltagerne.
Da vi er et relativt lille kontor, med 30 medarbejdere, burde det måske ikke være det største problem at holde styr på det hele, men vi har virkeligt fået et pænt budget at gøre godt med, så der bliver mange aktiviteter at holde styr på!
Planen er, indtil videre, at vi skal på Hotel Comwell i Kolding. Her er der kurbad, spa og generelt super lækre faciliteter at bo på. Vi tager afsted fredag formiddag, hvor vi holder festen om aftenen, og tager hjem igen, søndag eftermiddag.
Det bliver 2-3 dage med masser af aktiviteter, fest, god mad og afslapning! Men jeg skal have det hele sat op i et tilmeldingssystem – både for min egen skyld – men også deltagernes. Der er nemlig et hav af tilvalgsmuligheder, som de deltagerne skal tage stilling til, når de skal tilmelde sig. Det ville være helt umuligt for mig at holde styr på, hvorfor jeg sætter det hele op i systemet, så jeg bare kan sende de komplette deltagerlister til de forskellige events til hotellet og arrangørerne. Det er selvfølgelig klart, at det skal være et online tilmeldingssystem, så deltagerne bare kan tilmelde sig gennem hjemmesiden. På den måde, slipper jeg også for at skulle registrere dem, og de kan selv ændre i deres tilmelding, hvis der bliver brug for det.
Følgende ting skal der tages stilling til i systemet:
- Værelsesstørrelse – skal deltageren sove alene, med andre eller opgraderes?
- Maden – skal deltageren have almindelig menu, opgraderes eller har allergier?
- Aktiviteter – hvilke aktiviteter og events skal den deltagende med til?
- Festen – skal den deltagende have almindelige eller alkoholfri cocktails?
Alle disse ting bliver 100 gange nemmere at holde styr på i tilmeldingssystemet, og samtidig kan folk betale for deres ekstra ydelser med det samme, hvis de vil have disse med.
Personligt, kan jeg bedst lide at bruge Conference Managers tilmeldingssystem – især fordi det er online, man får en landingsside med og fordi de faktisk samarbejder med flere eventsteder – heriblandt Comwell i Kolding.
Det betyder, at vi kan sende tilmeldingslisterne med et par klik og oplyse hotellet om hvem der helt præcist skal have hvad og til deres deadlines for hvornår det senest skal være oplyst – super smart, nemt og ligetil! Jeg elsker simpelthen det her tilmeldingssystem!